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FAQ VariSHS

VariSHS V19.1 ©CNRS-INSHS

Mise à jour : 08/12/2018

Cette FAQ a été rédigée afin de répondre brièvement à la plupart des questions qui peuvent se poser sur VariSHS et son mode de fonctionnement. Elle est en évolution constante.
Pour plus de détails sur VariSHS, vous pouvez consulter le manuel utilisateur.

  1. Accès à la plateforme VariSHS
  2. Changement d'affectation
  3. Les publications
  4. Accès à votre rapport d’activité VariSHS et sauvegarde
  5. Autres questions

Accès à la plateforme VariSHS

Quelle est l’adresse de connexion ?

https://www.vari-shs.cnrs.fr

Qui peut remplir VariSHS ?

- Les assistants ingénieurs, les ingénieurs de recherche ou d’étude statutaires CNRS des BAP E, F et D des unités rattachées à l’InSHS.
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Quels navigateurs internet dois-je utiliser ?

Vous pouvez utiliser les navigateurs homologués pour VariSHS :
- Firefox 3 ou supérieure,
- Internet Explorer 8 ou supérieure, Microsoft Edge,
- Safari 3 ou supérieure,
- Chrome (toutes les versions).
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Des messages d’alerte de sécurité s’affichent. Que dois-je faire ?

Des messages de sécurité peuvent apparaître et ils sont normaux. Vous devez "accepter l'exception" et les certificats de sécurité, ce qui fera reconnaître le site VariSHS comme sécurisé pour votre ordinateur.
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Comment créer mon accès ?

Vous devez remplir le formulaire d'inscription. Un mail est envoyé dans votre boîte aux lettres. Vous ouvrez cet email et vous cliquez sur le lien pour choisir un mot de passe.
Dans la case  « mot de passe », vous indiquez votre mot de passe qui doit comporter 6 caractères minimum dont au moins 1 chiffre et dans la case "confirmation du mot de passe » vous indiquez le même mot de passe. Ensuite, vous appuyez sur "valider".
Pour les accès suivants à VariSHS : indiquez directement votre email et le mot de passe précédemment choisis puis appuyez sur "valider".
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J’ai oublié mon mot de passe, que dois-je faire ?

Vous indiquez sur la page d’accueil VariSHS (https://www.vari-shs.cnrs.fr) votre courriel de connexion et vous cliquez sur le lien "mot de passe oublié". Vous recevrez alors un message dans votre boite aux lettres contenant un lien pour permettre de choisir un nouveau mot de passe. (voir Comment créer mon accès ? pour la procédure détaillée).
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Mon compte est bloqué, que dois-je faire ?

Au bout de trois essais infructueux, votre compte est effectivement bloqué. Vous devez envoyer un mail à l’assistance VariSHS inshs.ribac-ita@cnrs.fr pour que votre compte soit débloqué.
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Je souhaite changer de mot de passe, que dois-je faire ?

Pour cela, cliquer sur le lien «mot de passe oublié» et voir la procédure J’ai oublié mon mot de passe, que dois-je faire ?
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J’ai changé d’adresse mail, que dois-je faire ?

Envoyez un mail à l’assistance VariSHS inshs.ribac-ita@cnrs.fr en indiquant votre nouvelle adresse mail. Votre mot de passe reste inchangé.
Prenez aussi contact avec le ou la gestionnaire de la base Labintel du laboratoire, afin de mettre à jour vos données personnelles.
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Changement d'affectation

J’ai changé d’affectation, que dois-je faire ?

Lorsque vous changez d’affectation, vous devez impérativement faire vous-même la modification de votre unité dans la rubrique 1.2 Affectation. Pour cela, indiquez dans la case « Code unité » le bon code unité sous la forme UMRXXXX et sélectionnez si nécessaire dans la liste le site de l’unité puis cliquez sur « valider ». Après avoir fait cette manipulation, le changement d’unité sera bien pris en compte.
Les informations de la rubrique Affectation sont extraites de Labintel en début de campagne, en avril de l’année de référence.
La mise à jour de ces informations dépend du laboratoire. Si vous constatez une erreur dans les coordonnées de votre unité, prenez contact avec le ou la gestionnaire de la base Labintel de son laboratoire.
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Les publications

Où saisir mes publications scientifiques ?

Dans la rubrique 2.2 Publications scientifiques.
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Où placer un document faisant partie d’une collection ?

Si la collection possède un ISSN et un ISBN, privilégier l’ISSN et mettre votre publication dans la rubrique 2.2.5 Article.
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Où placer un ouvrage ou un article publié sur le web ?

Si le document est un ouvrage électronique (avec ISBN), le mentionner dans la rubrique 2.2.1 Ouvrage.
Si le document est une contribution à un ouvrage électronique (avec ISBN), le mentionner dans la rubrique 2.2.4 chapitre d’ouvrage.
Si le document est un article publié dans une revue électronique (avec ISSN), le mentionner dans la rubrique 2.2.5 Article.
Sinon, le saisir dans la rubrique multimédia 2.9.2 Site web avec l’item Contributeur.
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Où placer un acte de colloque publié ?

Pour les actes de colloques publiés, vous devez le mentionner, soit dans 2.2.4 Chapitre d’ouvrage soit dans 2.2.5 Article selon le type de support : chapitre d’ouvrage (avec ISBN) ou revue (avec ISSN).
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Où placer la préface d’un ouvrage ?

Pour la préface d’un ouvrage, vous devez la mentionner dans 2.2.4 Chapitre d’ouvrage.
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Où mentionner les activités de transfert et de valorisation ?

Dans la partie «Activités de transfert et de valorisation».
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Où placer une conférence de vulgarisation ?

Saisir la conférence dans la rubrique 3.8 Animation et cocher dans le champ "Nature de l'intervention" Conférence grand public ou dans le milieu associatif.
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Où placer une contribution non scientifique publiée sur un site web ?

Saisir la contribution publiée sur le site web dans la rubrique 3.7 Sites WEB, Blogs, Wikis et cocher dans le champ « Fonction » l’item Animateur (contributeur).
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Où placer un catalogue d’exposition ?

Si le catalogue possède un ISBN, le mentionner dans 3.4.1 ouvrage, 3.4.2 Direction d’ouvrage ou 3.4.3 Chapitre d’ouvrage selon le niveau d’implication.
Sinon le mentionner dans la rubrique 3.4.5 Autres publications.
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Où placer la direction d'une école doctorale ?

La direction d'une école doctorale est à indiquer dans la rubrique 2.7.7.Instances administratives - Conseil d'administration. Il s’agit d’une instance administrative comme la direction d’une UFR.
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Où placer les articles de blog avec ISSN ?

Saisir la contribution publiée sur le site web dans la rubrique 2.9.2 Sites web, blogs, wikis de recherche. Cocher dans le champ "Fonction" l’item "Animateur (contributeur)" et renseigner l’ISSN.
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Accès à votre rapport d’activité VariSHS et sauvegarde

Comment consulter mon VariSHS ?

Vous pourrez consulter votre compte rendu VariSHS et le télécharger depuis le menu Synthèse PDF en haut à droite de l’écran.
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Dans quel format puis-je exporter le compte-rendu d’activité VariSHS ?

L’exportation du compte-rendu d’activité se fait au choix aux formats Word, Excel ou pdf.
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Comment sauvegarder les fiches VariSHS que l’on vient de saisir ?

La sauvegarde des fiches se fait automatiquement dès que la validation de la fiche a été faite.
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Autres questions

Que dois-je faire si je ne sais pas où placer une information dans VariSHS ?

Vous pouvez consulter la FAQ ou envoyer un mail à l’assistance VariSHS inshs.ribac-ita@cnrs.fr avant de faire votre saisie dans VariSHS.
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Où placer la participation à des colloques en tant qu’auditeur (sans communication) ?

Les participations à des colloques en tant qu’auditeur ne sont pas référencées dans VariSHS.
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Où placer la formation de collègues ?

La formation continue des collègues se mentionne dans la rubrique 2.3.1 Cours séminaires formations.
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Où placer la participation à un conseil de laboratoire ?

La participation à un conseil de laboratoire doit être indiquée dans la rubrique 2.7.1 Responsabilités collectives. Conseils/instances scientifiques.
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Que mettre dans la rubrique remarques/commentaires ?

Cette rubrique permet de faire part de vos remarques à la fois sur vos activités et sur l’outil VariSHS (activités à développer ou à réduire, avis sur le contenu et l’ergonomie, etc).Vos remarques sur l’outil VariSHS sont très utiles pour le faire évoluer selon les besoins des ingénieurs. Le Comité Scientifique et Technique RIBAC (CST RIBAC) priorise chaque année les demandes d’évolution.
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Où trouver le manuel utilisateur ?

Consulter le manuel utilisateur en cliquant sur le menu Documentation, en haut à droite de l’écran.
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Comment importer les références d’un document de HAL ?

Cliquez sur le menu Import de HAL, en haut à droite, puis renseignez le numéro du document que vous souhaitez importer (ex : halshs-00586156) et le numéro de version puis cliquez sur Ajouter. Une fois importées, les métadonnées du document HAL se trouvent dans la rubrique correspondante au type de document importé. Il est possible de modifier les champs si nécessaire à l’aide du bouton Modifier. Pour plus de détail, voir le manuel utilisateur chapitre « 7. Import de HAL ».

Pour activer l’import automatique HAL, vous devez fournir votre IdHAL (identifiant HAL) à l’assistance VariSHS en envoyant un mail à inshs.ribac-ita@cnrs.fr

A noter que pour pouvoir créer un IdHAL, vous devez déjà avoir déposé au moins une publication dans HAL (voir la documentation HAL).

Lorsque votre IdHAL sera enregistré dans VariSHS, en cliquant sur Import HAL, toutes vos publications HAL de l’année courante et l’année N-1 s’afficheront. Vous devez ensuite sélectionner les références HAL à importer en cliquant sur la publication que vous souhaitez importer puis cliquer sur Ajouter.

Une fois importées, les métadonnées du document HAL se trouvent dans la rubrique correspondante au type de document importé. Il est possible de modifier les champs si nécessaire à l’aide du bouton Modifier. Pour plus de détail, voir le manuel utilisateur chapitre « 7. Import de HAL ».
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Que faire lors de l’affichage de « Saisie non prise en compte » dans la rubrique « congrès, colloques et tables rondes » ?

Modifiez votre fiche en cliquant sur le bouton "Modifier". Il faut alors cocher dans la rubrique "niveau d'implication" la case "contributeur » puis sauvegarder la fiche en cliquant sur le bouton "Modifier" situé en bas du formulaire.
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Comment saisir le terrain de recherche dans la rubrique « 1.9 Compétences individuelles » ?

Il faut indiquer une liste de pays; inscrivez les premières lettres du pays dans la zone de saisie. Les pays correspondants sont alors proposés dans une liste déroulante; sélectionnez le pays souhaité, il est automatiquement ajouté dans la liste à droite. Répétez l'opération pour ajouter de nouveaux pays. La procédure détaillée est décrite dans le manuel utilisateur, rubrique « 1.9 compétences individuelles ».
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Quelle est la composition du comité VariSHS ?

- François-Joseph Ruggiu : Directeur de l'Institut des Sciences Humaines et Sociales – Co-président du comité scientifique et technique RIBAC - Co-président du comité scientifique et technique VariSHS
- Cécile Michel : Présidente du Conseil Scientifique d'Institut – Co-présidente du comité scientifique et technique RIBAC - Co-présidente du comité scientifique et technique VariSHS.

- Michèle Dassa - Institut des Sciences Humaines et Sociales. Paris
- Caroline Heid - UPR841 Institut de recherche et d'histoire des textes (IRHT). Paris
- Christine Kosmopoulos - UMR8504 Géographie-cités. Paris
- Aimée Lahaussois - UMR7597 Histoire des Théories Linguistiques (HTL). Paris
- Sylvie Laurens - USR3125 Maison méditerranéenne des sciences de l'Homme. Aix-en Provence
- Armelle Leclerc - Institut des Sciences Humaines et Sociales. Paris
- Carole Le Cloierec - UMR8562 Centre Norbert Elias (CNE). Marseille
- Rossana Vaccaro - UMR8058 Centre d'histoire sociale du XXe siècle – Membre du Conseil Scientifique de l’Institut des Sciences Humaines et Sociales. Paris
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