VariSHS V23.1 ©CNRS-INSHS
Mise à jour : 16/11/2023
Cette FAQ a été rédigée afin de répondre brièvement à la plupart des questions qui peuvent se poser sur VariSHS et son mode
de fonctionnement. Elle est en évolution constante.
Pour plus de détails sur VariSHS, vous pouvez consulter le
manuel utilisateur.
- Les assistants ingénieurs, les ingénieurs de recherche ou d’étude statutaires CNRS des BAP E, F et D des unités rattachées à l’InSHS.
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Vous pouvez utiliser les versions récentes des navigateurs Firefox, Safari, Internet Explorer/Edge et Chrome.
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Vous devez remplir le formulaire d'inscription. Un mail est envoyé dans votre boîte aux lettres. Vous ouvrez cet email et vous cliquez sur le lien pour choisir un mot de passe.
Dans la case « mot de passe », vous indiquez votre mot de passe qui doit comporter 6 caractères minimum dont au moins 1 chiffre
et dans la case "confirmation du mot de passe » vous indiquez le même mot de passe. Ensuite, vous appuyez sur "valider".
Pour les accès suivants à VariSHS : indiquez directement votre email et le mot de passe précédemment choisis puis appuyez sur "valider".
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Vous indiquez sur la page d’accueil VariSHS (https://www.vari-shs.cnrs.fr) votre courriel de connexion et vous
cliquez sur le lien "mot de passe oublié". Vous recevrez alors un message dans votre boite aux lettres contenant un lien pour permettre
de choisir un nouveau mot de passe. (voir Comment créer mon accès ? pour la procédure détaillée).
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Au bout de trois essais infructueux, votre compte est effectivement bloqué. Vous devez envoyer un mail à l’assistance VariSHS
inshs.ribac-ita@cnrs.fr pour que votre compte soit débloqué.
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Pour cela, cliquer sur le lien «mot de passe oublié» et voir la procédure J’ai oublié mon mot de passe, que dois-je faire ?
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Envoyez un mail à l’assistance VariSHS inshs.ribac-ita@cnrs.fr en indiquant votre nouvelle adresse mail. Votre mot de passe reste inchangé.
Prenez aussi contact avec le ou la gestionnaire de la base Reseda du laboratoire, afin de mettre à jour vos données personnelles.
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Consulter le manuel utilisateur en cliquant sur le menu Documentation, en haut à droite de l’écran.
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Vous pouvez consulter la FAQ ou envoyer un mail à l’assistance VariSHS inshs.ribac-ita@cnrs.fr avant de faire votre saisie dans VariSHS.
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Lorsque vous changez d’affectation, vous devez impérativement faire vous-même la modification de votre unité dans la
rubrique 1.2 Affectation.
Pour cela, indiquez dans la case « Code unité » le bon code unité sous la forme UMRXXXX et sélectionnez si nécessaire
dans la liste le site de l’unité puis cliquez sur « valider ». Après avoir fait cette manipulation, le changement d’unité
sera bien pris en compte.
Les informations de la rubrique Affectation sont extraites de Reseda en début de campagne, en avril de l’année
de référence.
La mise à jour de ces informations dépend du laboratoire. Si vous constatez une erreur dans les coordonnées de votre unité,
prenez contact avec le ou la gestionnaire de la base « Reseda structures » de votre laboratoire.
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Votre double affectation doit être indiquée dans la rubrique 4. remarques/commentaires.
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Dans la rubrique 2.2 Publications scientifiques.
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Si la collection possède un ISSN et un ISBN, privilégier l’ISSN et mettre votre publication dans la rubrique
2.2.5 Article.
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Si le document est un ouvrage électronique (avec ISBN), le mentionner dans la rubrique 2.2.1 Ouvrage.
Si le document est une contribution à un ouvrage électronique (avec ISBN), le mentionner dans la rubrique 2.2.4 chapitre d’ouvrage.
Si le document est un article publié dans une revue électronique (avec ISSN), le mentionner dans la rubrique 2.2.5 Article.
Sinon, le saisir dans la rubrique multimédia 2.9.2 Site web avec l’item Contributeur.
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Pour les actes de colloques publiés, vous devez le mentionner, soit dans 2.2.4 Chapitre d’ouvrage
soit dans 2.2.5 Article selon le type de support : chapitre d’ouvrage (avec ISBN) ou revue (avec ISSN).
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Pour la préface d’un ouvrage, vous devez la mentionner dans 2.2.4 Chapitre d’ouvrage.
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Il y a 2 possibilités : les articles soumis mais non acceptés peuvent
être mentionnés dans la rubrique 1.8 objets d'étude de l'année ou dans
la rubrique 4 Remarques / commentaires.
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Saisir la conférence dans la rubrique 3.8 Animation et cocher dans le champ "Nature de l'intervention" Conférence grand public ou dans le milieu associatif.
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Saisir la contribution publiée sur le site web dans la rubrique 3.7 Sites WEB, blogs, wikis, réseaux sociaux et cocher dans le champ « Fonction » l’item Animateur (contributeur).
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Les articles de presse électroniques sont à mentionner dans la rubrique 3.4.4 Article de presse et il faut cocher dans le champ « Support », l’item électronique.
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Si le catalogue possède un ISBN, le mentionner dans 3.4.1 ouvrage, 3.4.2 Direction d’ouvrage
ou 3.4.3 Chapitre d’ouvrage selon le niveau d’implication.
Sinon le mentionner dans la rubrique 3.4.5 Autres publications.
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Vous pouvez les indiquer dans la rubrique 2.2.14 Article de blog scientifique.
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Cliquez sur le menu Import de HAL, en haut à droite, puis renseignez le numéro du document que vous souhaitez importer (ex : halshs-00586156)
et le numéro de version puis cliquez sur Ajouter.
Une fois importées, les métadonnées du document HAL se trouvent dans la rubrique correspondante au type de document importé. Il est possible
de modifier les champs si nécessaire à l’aide du bouton Modifier.
Pour plus de détail, voir le manuel utilisateur chapitre « 7. Import de HAL ».
Pour activer l’import automatique HAL, vous devez fournir votre IdHAL (identifiant HAL) à l’assistance VariSHS en envoyant un mail à
inshs.ribac-ita@cnrs.fr
A noter que pour pouvoir créer un IdHAL, vous devez déjà avoir déposé au moins une publication dans HAL
(voir la documentation HAL).
Lorsque votre IdHAL sera enregistré dans VariSHS, en cliquant sur Import HAL, toutes vos publications HAL de l’année courante s’afficheront.
Vous devez ensuite sélectionner les références HAL à importer en cliquant sur la publication que vous souhaitez importer puis cliquer sur Ajouter.
Une fois importées, les métadonnées du document HAL se trouvent dans la rubrique correspondante au type de document importé. Il est possible de modifier
les champs si nécessaire à l’aide du bouton Modifier.
Pour plus de détail, voir le manuel utilisateur chapitre « 7. Import de HAL ».
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Consulter le guide d’application de la loi pour une République numérique (art. 30) – Ecrits scientifiques – Version courte qui décrit les conditions d’application de la loi pour une République numérique https://www.ouvrirlascience.fr/guide-application-loi-republique-numerique-article-30-ecrits-scientifiques-version-courte/.
Consulter la documentation HAL sur les questions juridiques qui décrit notamment le type de fichier que vous pouvez déposer sur HAL.(https://doc.archives-ouvertes.fr/questions-juridiques).
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Vous pourrez consulter votre compte rendu VariSHS et le télécharger depuis le menu Synthèse PDF en haut à droite de l’écran.
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Les VariSHSs des années précédentes sont consultables dans le menu Synthèse PDF en haut à droite. Sélectionner l’année que vous souhaitez consulter et sauvegarder. Pour sauvegarder le PDF, utilisez la commande Fichier puis
« enregistrer sous » et choisissez l’emplacement.
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Les VariSHSs des années précédentes peuvent être exportés à partir du menu Export en haut à droite. Sélectionnez les années que vous souhaitez exporter.
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L’exportation du compte-rendu d’activité se fait au choix aux formats Word, Excel ou pdf.
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La sauvegarde des fiches se fait automatiquement dès que la validation de la fiche a été faite.
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Indiquer une brève description de la collecte de vos données dans la rubrique 1.8 « objets d’étude » de l’année.
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Il faut indiquer une liste de pays; inscrivez les premières lettres du pays dans la zone de saisie. Les pays correspondants sont alors proposés dans
une liste déroulante; sélectionnez le pays souhaité, il est automatiquement ajouté dans la liste à droite.
Répétez l'opération pour ajouter de nouveaux pays. La procédure détaillée est décrite dans le
manuel utilisateur, rubrique « 1.9 compétences individuelles ».
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La direction d'une école doctorale est à indiquer dans la rubrique 2.7.7.Instances administratives - Conseil d'administration.
Il s’agit d’une instance administrative comme la direction d’une UFR.
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La formation continue des collègues se mentionne dans la rubrique 2.3.1 Cours séminaires formations.
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La participation à un comité de suivi de thèse est à mentionner dans rubrique 2.3.3. Encadrement d'étudiants ou HDR, dans le champ « type d’encadrement ».
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La relecture de mémoires est à mentionner dans la rubrique 2.3.3 Encadrement d’étudiants ou HDR. Choisir dans le menu déroulant (en bas de l’écran) « type d’encadrement » : « tutorat de travaux ».
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Les participations à des colloques en tant qu’auditeur ne sont pas référencées dans VariSHS.
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La participation à un conseil de laboratoire doit être indiquée dans la rubrique
2.7.1 Responsabilités collectives. Conseils/instances scientifiques.
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Vous devez les indiquer dans la rubrique 2.8.4 Autre expertise.
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Dans la partie 3. Activités de transfert et de valorisation.
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Les auditions auprès des instances publiques (assemblée nationale, sénat, etc) sont à mettre dans la rubrique 3.1 expertise / conseil.
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Une interview par un journaliste est à indiquer dans la rubrique 3.4.4 Article de presse ou grand public, dans le champ Interview situé en bas de la fiche.
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Les interventions dans le monde professionnel ou en entreprise sont à indiquer dans la rubrique 3.9 Animation grand public, créations artistiques. Choisir dans le champ « Nature de l’intervention » l’item « autre » et préciser le type d’intervention.
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Cette rubrique permet de faire part de vos remarques à la fois sur vos activités et sur l’outil VariSHS
(activités à développer ou à réduire, avis sur le contenu et l’ergonomie, etc).Vos remarques sur l’outil VariSHS sont très
utiles pour le faire évoluer selon les besoins des ingénieurs.
Le Comité Scientifique et Technique RIBAC (CST RIBAC)
priorise chaque année les demandes d’évolution.
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- Marie Gaille : Directrice de l'Institut des Sciences Humaines et Sociales – Co-présidente du comité scientifique et technique RIBAC - Co-présidente du comité scientifique et technique VariSHS
- Nathalie Vienne-Guerrin : Présidente du Conseil Scientifique d'Institut – Co-présidente du comité scientifique et technique RIBAC - Co-présidente du comité scientifique et technique VariSHS.
- Michèle Dassa - Institut des Sciences Humaines et Sociales. Paris
- Caroline Heid - UPR841 Institut de recherche et d'histoire des textes (IRHT). Paris
- Christine Kosmopoulos - UMR8504 Géographie-cités. Paris
- Aimée Lahaussois - UMR7597 Histoire des Théories Linguistiques (HTL). Paris
- Sylvie Laurens - USR3125 Maison méditerranéenne des sciences de l'Homme. Aix-en Provence
- Armelle Leclerc - Institut des Sciences Humaines et Sociales. Paris
- Carole Le Cloierec - UMR8562 Centre Norbert Elias (CNE). Marseille
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