FAQ VariSHS

VariSHS V24.1 ©CNRS-INSHS

Accès à la plateforme VariSHS

Quelle est l’adresse de connexion ?

https://www.vari-shs.cnrs.fr

Qui peut remplir VariSHS ?

- Les assistants ingénieurs, les ingénieurs de recherche ou d’étude statutaires CNRS des BAP E, F et D des unités rattachées à CNRS Sciences humaines & sociales.
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Quels navigateurs internet dois-je utiliser ?

Vous pouvez utiliser les versions récentes des navigateurs Firefox, Safari, Internet Explorer/Edge et Chrome.
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Comment créer mon accès ?

Vous devez remplir le formulaire d'inscription. Un mail est envoyé dans votre boîte aux lettres. Vous ouvrez cet email et vous cliquez sur le lien pour choisir un mot de passe.
Dans la case  « mot de passe », vous indiquez votre mot de passe qui doit comporter 6 caractères minimum dont au moins 1 chiffre et dans la case "confirmation du mot de passe » vous indiquez le même mot de passe. Ensuite, vous appuyez sur "valider".
Pour les accès suivants à VariSHS : indiquez directement votre email et le mot de passe précédemment choisis puis appuyez sur "valider".
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J’ai oublié mon mot de passe, que dois-je faire ?

Vous indiquez sur la page d’accueil VariSHS (https://www.vari-shs.cnrs.fr) votre courriel de connexion et vous cliquez sur le lien "mot de passe oublié". Vous recevrez alors un message dans votre boite aux lettres contenant un lien pour permettre de choisir un nouveau mot de passe. (voir Comment créer mon accès ? pour la procédure détaillée).
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Mon compte est bloqué, que dois-je faire ?

Au bout de trois essais infructueux, votre compte est effectivement bloqué. Vous devez envoyer un mail à l’assistance VariSHS inshs.ribac-ita@cnrs.fr pour que votre compte soit débloqué.
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Je souhaite changer de mot de passe, que dois-je faire ?

Pour cela, cliquer sur le lien «mot de passe oublié» et voir la procédure J’ai oublié mon mot de passe, que dois-je faire ?
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J’ai changé d’adresse mail, que dois-je faire ?

Envoyez un mail à l’assistance VariSHS inshs.ribac-ita@cnrs.fr en indiquant votre nouvelle adresse mail. Votre mot de passe reste inchangé.
Prenez aussi contact avec le ou la gestionnaire de la base Reseda du laboratoire, afin de mettre à jour vos données personnelles.
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Où trouver le manuel utilisateur ?

Consulter le manuel utilisateur en cliquant sur le menu Documentation, en haut à droite de l’écran.
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Que dois-je faire si je ne sais pas où placer une information dans VariSHS ?

Vous pouvez consulter la FAQ ou envoyer un mail à l’assistance VariSHS inshs.ribac-ita@cnrs.fr avant de faire votre saisie dans VariSHS.
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Affectation

J’ai changé d’affectation, que dois-je faire ?

Lorsque vous changez d’affectation, vous devez impérativement faire vous-même la modification de votre unité dans la rubrique 1.2 Affectation. Pour cela, indiquez dans la case « Code unité » le bon code unité sous la forme UMRXXXX et sélectionnez si nécessaire dans la liste le site de l’unité puis cliquez sur « valider ». Après avoir fait cette manipulation, le changement d’unité sera bien pris en compte.
Les informations de la rubrique Affectation sont extraites de Reseda en début de campagne, en avril de l’année de référence.
La mise à jour de ces informations dépend du laboratoire. Si vous constatez une erreur dans les coordonnées de votre unité, prenez contact avec le ou la gestionnaire de la base « Reseda structures » de votre laboratoire.
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Comment déclarer ma double affectation ?

Votre double affectation doit être indiquée dans la rubrique 4. remarques/commentaires.
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Les publications

Où saisir mes publications scientifiques ?

Dans la rubrique 2.2 Publications scientifiques.
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Où placer un document faisant partie d’une collection ?

Si la collection possède un ISSN et un ISBN, privilégier l’ISSN et mettre votre publication dans la rubrique 2.2.5 Article.
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Où placer un ouvrage ou un article publié sur le web ?

Si le document est un ouvrage électronique (avec ISBN), le mentionner dans la rubrique 2.2.1 Ouvrage.
Si le document est une contribution à un ouvrage électronique (avec ISBN), le mentionner dans la rubrique 2.2.4 chapitre d’ouvrage.
Si le document est un article publié dans une revue électronique (avec ISSN), le mentionner dans la rubrique 2.2.5 Article.
Sinon, le saisir dans la rubrique multimédia 2.9.2 Site web avec l’item Contributeur.
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Où placer un acte de colloque publié ?

Pour les actes de colloques publiés, vous devez le mentionner, soit dans 2.2.4 Chapitre d’ouvrage soit dans 2.2.5 Article selon le type de support : chapitre d’ouvrage (avec ISBN) ou revue (avec ISSN).
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Où placer la préface d’un ouvrage ?

Pour la préface d’un ouvrage, vous devez la mentionner dans 2.2.4 Chapitre d’ouvrage.
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Où indiquer les articles soumis mais non acceptés ?

Il y a 2 possibilités : les articles soumis mais non acceptés peuvent être mentionnés dans la rubrique 1.8 objets d'étude de l'année ou dans la rubrique 4 Remarques / commentaires.
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Où mentionner les publications produites dans l’année en cours mais non encore publiées ?

Les publications à paraître, acceptées et sous-presse sont à indiquer au besoin dans la rubrique 4 Remarques / commentaires.
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Où placer une conférence de vulgarisation ?

Saisir la conférence dans la rubrique 3.8 Animation et cocher dans le champ "Nature de l'intervention" Conférence grand public ou dans le milieu associatif.
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Où placer une contribution non scientifique publiée sur un site web ?

Saisir la contribution publiée sur le site web dans la rubrique 3.7 Sites WEB, blogs, wikis, réseaux sociaux et cocher dans le champ « Fonction » l’item Animateur (contributeur).
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Où placer un article de presse électronique ?

Les articles de presse électroniques sont à mentionner dans la rubrique 3.4.4 Article de presse et il faut cocher dans le champ « Support », l’item électronique.
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Où placer un catalogue d’exposition ?

Si le catalogue possède un ISBN, le mentionner dans 3.4.1 ouvrage, 3.4.2 Direction d’ouvrage ou 3.4.3 Chapitre d’ouvrage selon le niveau d’implication.
Sinon le mentionner dans la rubrique 3.4.5 Autres publications.
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Où placer les articles de blog scientifique avec ISSN ?

Vous pouvez les indiquer dans la rubrique 2.2.14 Article de blog scientifique.
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Quelle date de publication prendre en compte pour mon VariSHS de l’année en cours ?

Il faut prendre la date de première diffusion de la publication, c’est-à-dire la première fois que la publication a été rendu disponible que ce soit en version imprimée ou numérique (date de first on line par exemple pour une version numérique)
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Comment importer les références d’un document de HAL ?

Cliquez sur le menu Import de HAL > Import unitaire, en haut à droite, puis renseignez le numéro du document que vous souhaitez importer (ex : halshs-00586156) et le numéro de version puis cliquez sur Ajouter. Une fois importées, les métadonnées du document HAL se trouvent dans la rubrique correspondante au type de document importé. Il est possible de modifier les champs si nécessaire à l’aide du bouton Modifier. Pour plus de détail, voir le manuel utilisateur chapitre « 7. Import de HAL ».

Pour activer l’import automatique HAL, vous devez fournir votre IdHAL (identifiant HAL) à l’assistance VariSHS en envoyant un mail à inshs.ribac-ita@cnrs.fr

Lorsque vous avez transmis votre IdHAL à l’assistance VariSHS, en cliquant sur le menu Import de HAL, vous pouvez choisir « l’’import global » qui permet d’importer en une seule fois les métadonnées de tous les documents déposés sur HAL. Vous devez ensuite cliquer sur le bouton « ajouter » pour réaliser l’import des métadonnées dans les différentes rubriques VariSHS.

Une fois importées, les métadonnées du document HAL se trouvent dans la rubrique correspondante au type de document importé. Il est possible de modifier les champs si nécessaire à l’aide du bouton Modifier. Pour plus de détail, voir le manuel utilisateur chapitre « 7. Import de HAL ».
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Quelles sont les règles de dépôt du texte intégral sur HAL ?

Consulter le guide d’application de la loi pour une République numérique (art. 30) – Ecrits scientifiques – Version courte qui décrit les conditions d’application de la loi pour une République numérique https://www.ouvrirlascience.fr/guide-application-loi-republique-numerique-article-30-ecrits-scientifiques-version-courte/.

Consulter la documentation HAL sur les questions juridiques qui décrit notamment le type de fichier que vous pouvez déposer sur HAL.(https://doc.archives-ouvertes.fr/questions-juridiques).
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Sur quel site web HAL déposer mes publications ?

Il faut les déposer sur le portail institutionnel du CNRS https://cnrs.hal.science/.
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Comment mentionner une direction d’ouvrage dans HAL pour que les métadonnées soient importées dans mon VariSHS dans la rubrique 2.2.2 Direction d’ouvrage ?

Il faut choisir dans HAL le type de document "ouvrages" et ajouter à tous les auteurs la fonction "directeur de publication" ou "directeur scientifique". Vous pouvez aussi saisir directement les métadonnées dans la rubrique VariSHS 2.2.2 Direction d’ouvrage.
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Comment mentionner un compte rendu de lecture dans HAL pour que les métadonnées soient importées dans mon VariSHS dans la rubrique 2.2.6 Compte rendu ?

Il faut choisir dans HAL le type de document « article dans une revue » puis sélectionner la sous-catégorie « compte rendu de lecture ». Vous pouvez aussi saisir directement les métadonnées dans la rubrique VariSHS 2.2.6 Compte rendu.
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Comment mentionner un working paper dans HAL pour que les métadonnées soient importées dans mon VariSHS dans la rubrique 2.2.9 Document de travail ?

Il faut choisir dans HAL le type de document « « pré-publication / document de travail «  puis sélectionner la sous-catégorie « working paper ». Vous pouvez aussi saisir directement les métadonnées dans la rubrique VariSHS 2.2.9 Document de travail
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Comment mentionner un préprint dans HAL pour que les métadonnées soient importées dans mon VariSHS dans la bonne rubrique 2.2.15 Préprint ?

Il faut choisir dans HAL le type de document « « pré-publication / document de travail «  puis sélectionner la sous-catégorie « preprint / prébublication». Vous pouvez aussi saisir directement les métadonnées dans la rubrique VariSHS 2.2.15 Préprint.
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Accès à votre rapport d’activité VariSHS et sauvegarde

Comment consulter mon VariSHS ?

Vous pourrez consulter votre compte rendu VariSHS et le télécharger depuis le menu Synthèse PDF en haut à droite de l’écran.
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Comment consulter tous mes comptes rendus VariSHS des années précédentes?

Les VariSHSs des années précédentes sont consultables dans le menu Synthèse PDF en haut à droite. Sélectionner l’année que vous souhaitez consulter et sauvegarder. Pour sauvegarder le PDF, utilisez la commande Fichier puis « enregistrer sous » et choisissez l’emplacement.
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Puis-je exporter d’anciennes données VariSHS ?

Les VariSHSs des années précédentes peuvent être exportés à partir du menu Export en haut à droite. Sélectionnez les années que vous souhaitez exporter.
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Dans quel format puis-je exporter le compte-rendu d’activité VariSHS ?

L’exportation du compte-rendu d’activité se fait au choix aux formats Word, Excel ou pdf.
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Comment sauvegarder les fiches VariSHS que l’on vient de saisir ?

La sauvegarde des fiches se fait automatiquement dès que la validation de la fiche a été faite.
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Questions sur les rubriques VariSHS

Comment décrire la collecte de mes données ?

Indiquer une brève description de la collecte de vos données dans la rubrique 1.8 « objets d’étude » de l’année.
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Comment saisir le terrain de recherche dans la rubrique « 1.9 Compétences individuelles » ?

Il faut indiquer une liste de pays; inscrivez les premières lettres du pays dans la zone de saisie. Les pays correspondants sont alors proposés dans une liste déroulante; sélectionnez le pays souhaité, il est automatiquement ajouté dans la liste à droite. Répétez l'opération pour ajouter de nouveaux pays. La procédure détaillée est décrite dans le manuel utilisateur, rubrique « 1.9 compétences individuelles ».
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Où placer la direction d'une école doctorale ?

La direction d'une école doctorale est à indiquer dans la rubrique 2.7.2.Responsabilités collectives - Structure scientifique.
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Où placer la formation de collègues ?

La formation continue des collègues se mentionne dans la rubrique 2.3.1 Cours séminaires formations.
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Comment mentionner la participation à un « comité de suivi de thèse » ?

La participation à un comité de suivi de thèse est à mentionner dans rubrique 2.3.3. Encadrement d'étudiants ou HDR, dans le champ « type d’encadrement ».
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Comment mentionner la relecture de mémoires d’étudiants ?

La relecture de mémoires est à mentionner dans la rubrique 2.3.3 Encadrement d’étudiants ou HDR. Choisir dans le menu déroulant (en bas de l’écran) « type d’encadrement » : « tutorat de travaux ».
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Où placer la participation à des colloques en tant qu’auditeur (sans communication) ?

Les participations à des colloques en tant qu’auditeur ne sont pas référencées dans VariSHS.
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Où placer la participation à un conseil de laboratoire ?

La participation à un conseil de laboratoire doit être indiquée dans la rubrique 2.7.1 Responsabilités collectives. Conseils/instances scientifiques.
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Où placer les activités de relecture informelle ?

Il faut les mentionner dans la rubrique 2.8.4 Expertises scientifiques - Autre expertise.
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Où indiquer les auditions pour préparer les candidats aux concours ?

Vous devez les indiquer dans la rubrique 2.8.4 Autre expertise.
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Où mentionner les activités de transfert et de valorisation ?

Dans la partie 3. Activités de transfert et de valorisation.
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Où indiquer les auditions auprès d’instances publiques ?

Les auditions auprès des instances publiques (assemblée nationale, sénat, etc) sont à mettre dans la rubrique 3.1 expertise / conseil.
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Comment indiquer mon interview par un journaliste ?

Une interview par un journaliste est à indiquer dans la rubrique 3.4.4 Article de presse ou grand public, dans le champ Interview situé en bas de la fiche.
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Où indiquer une intervention dans le monde professionnel ou en entreprise ?

Les interventions dans le monde professionnel ou en entreprise sont à indiquer dans la rubrique 3.9 Animation grand public, créations artistiques. Choisir dans le champ « Nature de l’intervention » l’item « autre » et préciser le type d’intervention.
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Que mettre dans la rubrique remarques/commentaires ?

Cette rubrique permet de faire part de vos remarques à la fois sur vos activités et sur l’outil VariSHS (activités à développer ou à réduire, avis sur le contenu et l’ergonomie, etc).Vos remarques sur l’outil VariSHS sont très utiles pour le faire évoluer selon les besoins des ingénieurs. Le Comité Scientifique et Technique RIBAC (CST RIBAC) priorise chaque année les demandes d’évolution.
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Autres questions

Quelle est la composition du comité VariSHS ?

- Marie Gaille : Directrice de CNRS Sciences humaines & sociales – Co-présidente du comité scientifique et technique RIBAC - Co-présidente du comité scientifique et technique VariSHS
- Matthieu Cassin : Président du Conseil Scientifique d'Institut – Co-président du comité scientifique et technique RIBAC - Co-présidente du comité scientifique et technique VariSHS.

- Michèle Dassa - Institut des Sciences Humaines et Sociales. Paris
- Caroline Heid - UPR841 Institut de recherche et d'histoire des textes (IRHT). Paris
- Christine Kosmopoulos - UMR8504 Géographie-cités. Paris
- Aimée Lahaussois - UMR7597 Histoire des Théories Linguistiques (HTL). Paris
- Sylvie Laurens - USR3125 Maison méditerranéenne des sciences de l'Homme. Aix-en Provence
- Armelle Leclerc - Institut des Sciences Humaines et Sociales. Paris
- Carole Le Cloierec - UMR8562 Centre Norbert Elias (CNE). Marseille
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